Privacybeleid

01Wie is verantwoordelijk?

Crewi wordt aangeboden door Elaz Group (VOF), ondernemingsnummer 1034.408.394, Uitbreidingstraat 84, 2600 Antwerpen, België. Voor het beheer van de website en het beantwoorden van contactaanvragen is Elaz Group de verwerkingsverantwoordelijke: wij bepalen waarvoor en hoe die persoonsgegevens worden gebruikt. Je bereikt ons via info@crewi.be.

Gebruik je Crewi via je werkgever of een andere organisatie? Die organisatie bepaalt het doel van de verwerking van personeels-, voertuig- en dossiergegevens en is daarvoor in de regel de verwerkingsverantwoordelijke. Crewi verwerkt die gegevens bij het leveren van het platform namens de organisatie. Lees ook haar privacyinformatie. Dit beleid vervangt die informatie of de verwerkersafspraken met de organisatie niet.

02Contact en aanvragen

Wanneer je ons mailt of het contactformulier invult, ontvangen we je naam, e-mailadres, bericht en eventuele bedrijfsnaam. De bedrijfsnaam is optioneel. We gebruiken deze gegevens om je vraag te beantwoorden en een mogelijke samenwerking te bespreken. Zonder de gevraagde contactgegevens kunnen we je aanvraag niet via het formulier behandelen.

Vraag je als mogelijke contractpartij om een voorstel, dan verwerken we de noodzakelijke gegevens om op jouw verzoek stappen vóór een overeenkomst te zetten. Bij andere vragen en contacten namens een bedrijf steunen we op ons gerechtvaardigd belang om zakelijke contacten te onderhouden en vragen te beantwoorden, afgewogen tegen jouw privacy. Een contactaanvraag schrijft je niet in op een nieuwsbrief.

Deel alleen wat nodig is voor je vraag. Stuur via het publieke contactformulier geen medische informatie, identiteitsdocumenten of volledige schadedossiers.

03Websitegebruik en voorkeuren

Onze technische dienstverleners kunnen je IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina en browser- of foutinformatie verwerken om de website te leveren, fouten te onderzoeken en misbruik tegen te gaan. Dit dient ons gerechtvaardigd belang bij een werkende en veilige website.

Je gekozen taal en kleurthema worden in je browser bewaard. Voor aanmelden en deelname aan een aangifte gebruiken we ook sessiegegevens. Het cookiebeleid beschrijft deze opslag en de bewaartermijnen. De website bevat geen ingebouwde advertentietrackers of bezoekersanalyse.

04De app, het dashboard en de assistent

Afhankelijk van je gebruik bevat Crewi account- en contactgegevens, je organisatie en rol, voertuigtoewijzingen, boorddocumenten, vragen, berichten en bijlagen. Een ongevalsaangifte kan gegevens van bestuurders, passagiers, getuigen en andere betrokkenen bevatten, met voertuig- en verzekeringsgegevens, plaats, tijdstip, omstandigheden, foto's, een schets, verklaringen en handtekeningen.

Deze gegevens komen van jou, je organisatie of andere deelnemers. Ze dienen om toegang te geven, wageninformatie te tonen, vragen te behandelen en aangiften vast te leggen, te delen en op te volgen. Je organisatie bepaalt de rechtsgrond, ontvangers en bewaartermijn voor haar gebruik, rekening houdend met onder meer de arbeidsrelatie, het dossier en wettelijke verplichtingen.

De AI-assistent gebruikt je vraag, relevante gesprekscontext, de kennisbank van je organisatie en waar nodig gegevens over je toegewezen wagen. Deze informatie kan door de voor Crewi ingestelde AI-dienstverlener worden verwerkt om een antwoord te formuleren. Vragen die opvolging nodig hebben, kunnen bij een bevoegde beheerder terechtkomen. De assistent beslist niet over verzekeringsdekking, aansprakelijkheid of je rechten als werknemer.

Bij een offline concept bewaart de app gegevens op je toestel om later te synchroniseren. Bescherm de toegang tot je toestel en deel alleen relevante informatie. Een verwijderverzoek bij Crewi verwijdert geen kopieën die anderen al rechtmatig hebben ontvangen of gedownload.

05Ontvangers en beveiliging

Contactaanvragen komen terecht bij de personen die ze voor Crewi behandelen en bij de betrokken technische en e-maildienstverleners. We gebruiken Supabase voor onder meer authenticatie, gegevensopslag en serverfuncties, en Resend voor het versturen van e-mails. Voor platformfuncties kunnen ook leveranciers van hosting, AI en pushmeldingen gegevens verwerken voor hun specifieke taak.

Toegang in de app en het dashboard hangt af van je organisatie, rol en dossier. Dossierinformatie kan worden gedeeld met deelnemers en ingestelde ontvangers, zoals een wagenparkbeheerder of verzekeringscontact. Een verzekeraar of andere ontvanger kan voor zijn eigen behandeling zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn.

We beperken toegang met aanmeldcontrole en rechten per organisatie en rol. Gegevens kunnen ook worden verstrekt wanneer de wet dat vereist of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen. Voor informatie over de ontvangers van jouw gegevens kun je ons of je organisatie contacteren.

06Verwerking buiten Europa

Een dienstverlener of diens subverwerker kan gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Resend vermeldt in zijn verwerkersvoorwaarden dat de primaire verwerking in de Verenigde Staten plaatsvindt. Een Europese opslaglocatie betekent dus niet automatisch dat alle ondersteunende verwerking binnen Europa blijft.

Voor internationale doorgiften voorziet de AVG onder meer in adequaatheidsbesluiten en passende waarborgen zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. De verwerkersvoorwaarden van Supabase en Resend bevatten bepalingen over deze waarborgen. Via info@crewi.be kun je informatie over de doorgifte van jouw gegevens en een kopie van de toepasselijke waarborgen opvragen, met bescherming van vertrouwelijke informatie.

07Bewaartermijnen en verwijdering

Contactaanvragen die niet tot een samenwerking leiden, bewaren we maximaal zes maanden na het laatste contact. Bij een klantrelatie maakt relevante correspondentie deel uit van het klantdossier zolang die nodig is om de afspraken uit te voeren en aan wettelijke bewaarplichten te voldoen. Bij een klacht of geschil kan de noodzakelijke correspondentie bewaard blijven tot de afwikkeling en zolang een rechtsvordering nog kan worden ingesteld.

Voor technische gegevens is het doel bepalend: het afhandelen van een verzoek, het onderzoeken van een storing of beveiligingsincident, of het verantwoorden van toegangs- en dossierhandelingen. De loginstellingen van de infrastructuurdienst bepalen de beschikbare bewaartermijn. Gegevens voor een concreet onderzoek blijven beperkt tot wat daarvoor nodig is. Vraag ons naar de termijn voor een specifieke logcategorie. De termijnen van browseropslag staan in het cookiebeleid.

Voor bedrijfsgegevens geldt het bewaarbeleid van de verantwoordelijke organisatie. Accountverwijdering ruimt persoonlijke accountgegevens en verwijderbare inhoud op, maar verwijdert niet automatisch vergrendelde aangiften, afgeronde deelnamedossiers of gedeelde bedrijfsdocumenten. Ook persoonsgegevens in de vrije tekst daarvan kunnen blijven staan. Je organisatie beoordeelt of verdere bewaring nodig en rechtmatig is; een vergrendeld dossier is op zichzelf geen rechtsgrond voor onbeperkte bewaring.

08Jouw rechten

Onder de voorwaarden van de AVG kun je vragen om inzage, een kopie, correctie, verwijdering of beperking van de verwerking. Bij geautomatiseerde verwerking op basis van toestemming of een overeenkomst kun je ook recht hebben op overdraagbaarheid van je persoonsgegevens.

Je kunt wegens jouw specifieke situatie bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken. Als verwerking op toestemming berust, kun je die op ieder moment intrekken, zonder gevolgen voor de rechtmatigheid van de eerdere verwerking.

Stuur je verzoek naar info@crewi.be of het adres onderaan. Voor gegevens die Crewi namens je organisatie verwerkt, is die organisatie het eerste aanspreekpunt; we helpen je het verzoek bij de juiste verantwoordelijke te brengen. Stuur niet meteen een identiteitsbewijs mee. Bij redelijke twijfel kunnen we aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren.

Je krijgt in beginsel binnen één maand antwoord. Bij een complex verzoek of meerdere verzoeken kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; je krijgt dan binnen de eerste maand bericht met de reden. Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit of de bevoegde toezichthouder in het EU-land waar je woont, werkt of waar de vermeende inbreuk plaatsvond.

09Vragen en wijzigingen

Mail privacyvragen naar info@crewi.be. We passen dit beleid aan wanneer de verwerking of de toepasselijke regels veranderen. De datum bovenaan toont de laatste aanpassing. Een nieuwe versie geeft op zichzelf geen toestemming om je gegevens voor een nieuw, onverenigbaar doel te gebruiken.